Система KPI в разных сферах применения на примерах

КПИАдекватная оценка работодателем деятельности сотрудников – залог успешного ведения бизнеса. Для этого разработана специальная система KPI.

Ключевые показатели эффективности различаются в зависимости от сферы деятельности – отдел продаж, бухгалтерия или торговля.

Из этой статьи Вы узнаете

Что такое KPI показатели и оклад KPI

KPI (от англ. key performance indicator), дословно переводится как ключевые показатели эффективности (КПЭ). Данное определение несколько некорректно, поскольку по сути это коэффициент, который характеризует деятельность в целом, а не только степень результативности проделанной работы.

Информационная система КПИ

Кипиай помогает обозначить ряд мер, способствующих повышению этих показателей.

Также существует понятие «оклад KPI». Обычно под окладом понимают фиксированную сумму, которая выплачивается в качестве части заработной платы независимо от результатов проделанной работы. При внедрении системы КПИ оклад, как и премия, формируется в соответствии со степенью эффективности деятельности сотрудника. Такой подход позволяет стимулировать персонал к улучшению результатов.

Система и оклад KPI на примере работы менеджера по продажам
На текущий месяц оклад Менеджера составил 30000 руб. По правилам компании данная сумма может меняться в зависимости от уровня продаж в равном процентном соотношении.

 

За этот же отчетный период он должен был выполнить план продаж – 1000000 руб.

 

По итогам работы выручка составила 900000 руб. Это значит, что Менеджер недовыполнил поставленную задачу на 10%. В соответствии с политикой компании его оклад в следующем месяце составит:

 

30000 руб. – 10% = 27000 руб.

Ключевые показатели деятельности компании

Для каждого вида деятельности могут быть свои ключевые показатели. Однако, специалисты выделили несколько базовых категорий:

  • KPI расходов – сколько ресурсов/активов было потрачено
  • KPI производительности – отношение результата ко времени, которое потребовалось на его получение
  • KPI функционирования – выполнение работы в соответствии с установленными правилами (чаше всего печь идет о сроках)
  • KPI эффективности – отношение результата к расходам
  • KPI результатов – количественный показатель (напр., сумма выручки)

Алгоритм расчета

Расчет KPI производится как минимум по 3 индикаторам (наиболее важных по мнению работодателя).

Этапы расчета КПИ

1 этап

Выбор определяющих факторов. Для менеджера по продажам можно взять:

  • план продаж
  • количество чеков
  • средний чек

2 этап

Определение долей от целого, общая сумма которых должна быть равна 1. Самому значимому показателю присваивается максимальное значение:

  • план продаж = 0.5
  • количество чеков = 0.25
  • средний чек = 0.25

3 этап

Составление таблицы-задания, на которую должен ориентироваться работник:

Индикатор Исходные данные Задание
KPI-1: план продаж 1000000 Увеличение выручки на 10%
KPI-2: количество чеков 100 Увеличение количества покупок на 10%
KPI-3: средний чек 10000 Увеличение средней стоимости покупки на 10%

4 этап

Сравнение полученного результата с заданием:

Индикатор (присвоенное значение) Задача Результат Индекс KPI
KPI-1 (0.5)  

10%

20% 1
KPI-2 (0.25) 0.5
KPI-3 (0.25) 10% 0.25
Общий коэффициент KPI 1.75

По результатам работы можно сделать вывод, что задача была выполнена на 175%, т.е. на 75% больше.

Важно!

При постоянном использовании системы KPI все расчеты лучше производить в excel-таблицах.

5 этап

Расчет зарплаты сотрудника.

Исходные данные при 100% выполнении плана:

  • оклад – 35000 руб.
  • премия – 20000 руб.
  • общая сумма – 55000 руб.

Поскольку план был перевыполнен на 75%, то премия будет увеличена в аналогичном размере:

20000 руб. + 75% = 35000 руб.

Соответственно, общий размер заработной платы за прошедший отчетный период составит: 70000 руб. (оклад + премия).

Ключевые показатели эффективности

КПИ условно принято разделять на 2 категории:

  • оперативные (опережающие) – направлены на выявление ошибок в текущей работе для определения качества производства, продукции и отношения к ней потребителя. Используя оперативные показатели, предприятие может исправлять недочеты в рамках отчетного периода, что в итоге поможет вывести результаты на нужный уровень
  • стратегические (запаздывающие) – характеризуют работу не в самом процессе, а по полученным результатам. Данный вид показателей отражает возможности предприятия, однако, он не может применяться при анализе эффективности деятельности как всего предприятия, так и его отдельных сегментов

Одним из примеров стратегических показателей выступает рентабельность. Ее расчет позволяет оценить прибыльность использования различных видов ресурсов.

KPI для отдела продаж

Для оценки этой сферы есть 5 ключевых показателей, данные которых призваны к увеличению выручки.

Ключеые показатели увеличения выручки

Продажи

Объемы продаж за конкретный промежуток времени, для этого устанавливается план (обычно на месяц/квартал, с чем также связан расчет и выдача премии сотрудникам).

Установленные цифры могут быть ориентированы как на каждого отдельного менеджера, так и на весь отдел продаж в целом.

Количество покупок

Покупатели, обслуженные за отчетный период. С этой целью фиксируется количество чеков. Это осуществляется ежедневно главным менеджером торгового объекта. Данные вносятся в сравнительную таблицу.

Средний чек

Для определения среднего чека необходима следующая информация:

  • выделенный отчетный период
  • общая выручка
  • общее количество чеков

Далее выручка делится на количество чеков, по результатам чего выводится средняя сумма покупки на 1 клиента.

Этот показатель напрямую влияет на объемы продаж, т.к. при низком среднем чеке менеджеры должны совершать допродажу, увеличивая сумму, оставленную в магазине каждым покупателем, например:

  1. клиент приобрел средство для мытья посуды (100 руб.)
  2. менеджер предложил купить губки для мытья посуды (30 руб.)
  3. сумма чека на выходе увеличилась на 30 руб.

Также увеличению среднего чека способствуют маркетинговые приемы, акции, грамотный мерчандайзинг и др.

Трафик

Количество посетителей торгового объекта (обычно измеряют при помощи специальных «ворот» на входе). Целью анализа этого показателя служит увеличение посещаемости магазина. Результатом анализа является использование дополнительных рекламных ресурсов, акций и т.д.

Конверсия

Это коэффициент, связывающий уже имеющиеся показатели. Конверсия – это отношение посетителей магазина (трафик) к количеству выбитых чеков. Низкий уровень свидетельствует о бездействии персонала в отношении потенциальных покупателей. Результатом применения служит стимулирование менеджеров в обслуживании каждого входящего клиента.

Ключевым фактором, влияющим на размер заработной платы сотрудников отдела продаж, выступает план выручки:

Формула расчета KPI:

(Qф/Qпл) х100%

Qф – фактический объем выручки

Qпл – план продаж

KPI бухгалтера

Бухгалтерия, как сегмент предприятия, не является прямым источником дохода (например, в сравнении с отделом продаж). Но именно здесь формируются методы экономии в расчетах по любым направлениям.

КПИ бухгалтера

Систему KPI в бухгалтерии формируют 4 основных сферы.

Финансы

В этой сфере следует опираться на такие показатели:

  • затраты на работников бухгалтерского отдела (канцелярские принадлежности, офисное оборудование, решение проблем с программным обеспечением и т.д.)
  • штрафы, выплаченные предприятием (клиентам за невыполнение условий договора*, налоговым органам за просрочку платежа и т.д.)
  • сумма, сэкономленная в результате взаимодействия с любыми лицами и учреждениями (налоговым органом, клиентами, персоналом, поставщиками и т.д.)

*По причине допущенной ошибки со стороны сотрудников бухгалтерии.

Клиенты

В эту категорию входят статьи расходов, образовавшиеся в результате некорректной работы с клиентами.

В число показателей входят:

  • жалобы на неправильное оформление документов
  • опоздание с выдачей документов
  • несвоевременно или вовсе неоплаченные счета

Перечисленные ошибки могут повлечь за собой отказ клиентов от сотрудничества и как следствие – снижение выручки.

Бизнес-процессы

Для увеличения эффективности общей работы финансового отдела анализируются показатели:

  • количество бухгалтеров
  • количество работников предприятия, которые приходятся на 1 сотрудника бухгалтерии*
  • несвоевременно выданные отчеты и другие документы

*Нормой являются 1500 расчетных листов в месяц, следовательно, если разделить общее количество работников предприятия на 1500, то будет определено необходимо количество сотрудников бухгалтерии.

Если последний показатель слишком низкий, то предприятию следует увеличить число бухгалтеров, что сократит нагрузку на уже нанятых сотрудников. Это поможет снизить вероятность ошибок в расчетах и появления просрочек в документообороте.

Персонал

При анализе работы персонала используются показатели:

  • взаимозаменяемость
  • текучка кадров
  • объемы работы
  • часы работы (имеется в виду количество оформленных больничных листов, отпуска за свой счет и т.д.)

Кроме того, следует оценивать квалификацию и трудоспособность каждого из сотрудников: способность справляться с загруженностью, решать новые задачи и т.д.

Формула расчета* KPI:

(ПОср/ПОобщ) х100%

ПОср – количество платежей, проведенных в рамках установленных сроков

ПОобщ – общее количество платежей

*В расчет берется эффективность выполнения главной обязанности бухгалтера – выполнение платежных операций.

По большей части анализ КПИ в бухгалтерии – это выявление ошибок. Следовательно, их устранение значительно сократит финансовые потери. Как один из вытекающих методов – депримирование работников отдела, а также мотивация в виде дополнительных бонусов при отсутствии каких-либо недочетов. Сам же работодатель должен обеспечить достойные условия труда, минимизировать выполнение сотрудниками обязанностей, напрямую несвязанных с бухгалтерской деятельностью.

KPI в торговле

Для улучшения показателей в торговле следует прибегнуть к анализу 7 ключевых моментов.

Продажи

В этом направлении необходимо выявить количественные показатели общей выручки и все KPI, применимые в продажах. Применяются соответствующие меры.

Убытки

Анализируются убытки, причиной которых стала утеря/кража денег или товаров.

Важно!

Сюда не включают финансовые потери, связанные со снижением продаж.

Товар

Анализируются категории товаров на соответствие спросу. Наиболее популярные требуют пополнения запасов.

Заработная плата

Некоторые владельцы торговых точек назначают неоправданно высокий гонорар за работу персонала. Сравнение данного показателя с выплатами в аналогичных магазинах поможет установить их адекватный размер.

Работа с клиентами

Здесь подсчитывается количество жалоб от клиентов с целью улучшения качества обслуживания в целом. Это напрямую влияет на поток покупателей и, соответственно, размер выручки.

Персонал

Повышение квалификации персонала увеличит продажи. Для этого следует проводить тренинги и обучающие курсы.

Расходы

Анализ переменных расходов: на канцелярские принадлежности и пр.

Расчет оплаты труда персонала торгового объекта чаще всего осуществляется по формуле, применимой по отношению к отделу продаж.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *